Trenggalek, 01 September 2025_Pengalaman berharga datang dari Irfan Almaas, mahasiswa SPI UIN SATU Tulungagung yang bersama enam rekannya menjalani magang di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek. Kegiatan ini berlangsung selama hampir dua bulan, mulai 19 Agustus hingga 13 Oktober 2025, dan menjadi momen penting bagi mereka untuk mengenal lebih dalam dunia kearsipan pemerintahan.
Irfan, panggilan akrabnya ditempatkan di bidang alih media yakni bagian yang berfokus pada proses digitalisasi arsip dari bentuk fisik (hardfile) menjadi dokumen digital (softfile). “Saya memang tertarik di bidang kearsipan. Rasanya menyenangkan bisa belajar bagaimana arsip dikelola dan diubah menjadi format digital agar lebih mudah diakses,” ujarnya. Melalui kegiatan ini, Irfan juga mengasah keterampilannya dalam penggunaan Microsoft Office dan sistem pendataan arsip, dua kemampuan yang sangat penting di era transformasi digital saat ini.
Selama PPL, ia dan rekan-rekannya belajar bahwa dunia kearsipan bukan sekadar menyimpan dokumen tetapi juga menjaga memori dan sejarah lembaga. Mereka terlibat langsung dalam proses penataan, penyusutan, hingga pemindahan arsip agar tersimpan secara tertib dan efisien. “Kami jadi paham bahwa arsip itu bagian penting dari tertib administrasi pemerintahan,” tambah Irfan.
Menariknya, suasana magang di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Trenggalek tidak hanya diisi dengan kegiatan teknis. Ada nilai spiritual dan kebersamaan yang terjalin erat di antara para staf dan mahasiswa magang. Setiap pagi, mereka mengadakan pengajian dan shalawatan bersama setelah apel pagi. Tradisi ini bukan hanya mempererat hubungan, tetapi juga menumbuhkan semangat spiritual di tempat kerja. “Kegiatan ini membuat kami merasa seperti keluarga. Ada nuansa religius yang menenangkan di lingkungan dinas,” kata Irfan dengan senyum.
Menurutnya, pengalaman magang di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Trenggalek sangat nyandu. Para staf dinas dinilai sangat ramah dan terbuka terhadap mahasiswa, serta selalu siap membimbing dalam setiap proses kerja. “Banyak wawasan baru tentang dunia arsip dan administrasi yang saya dapatkan,” ungkapnya.
Dalam kesannya, Irfan menuturkan bahwa magang ini memberinya pemahaman langsung tentang pentingnya kearsipan bagi tertib administrasi pemerintahan. Ia juga menyampaikan pesan penuh apresiasi “Terima kasih kepada seluruh staf, khususnya di bidang kearsipan, atas bimbingan dan kesempatan yang telah diberikan. Semoga instansi ini terus menjadi pelopor dalam pengelolaan arsip yang tertib, rapi, dan profesional.” Tuturnya.
Penulis: Ahmad Misbakhul Amin